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09.05.2018 | Einsatz der E-Mail-Lösung REDDOXX MailDepot bei Lingner-Stadt Immobilienmanagement GmbH

Auf der Suche nach einer rechts- und revisionssicheren Lösung zur Archivierung und Verwaltung der Unternehmens-E-Mails entschied sich die Lingner-Stadt Immobilienmanagement GmbH für die GoBD-konforme und TÜV-zertifizierte Software-Lösung MailDepot des deutschen Anbieters REDDOXX. Die wichtigsten Argumente für die Einführung der REDDOXX-Appliance waren neben der benutzerfreundlichen Bedienung die Garantie für die Zukunftssicherheit der archivierten Daten durch die TÜV-Zertifizierung und Einhaltung bestehender Marktstandards sowie die Möglichkeit, ältere E-Mails rückwirkend importieren und zukunftssicher archivieren zu können.

Die Lingner-Stadt Immobilienmanagement GmbH beauftragte ditpro mit der Installation und Einrichtung der REDDOXX-Lösung MailDepot, um ein rechts- und revisionssicheres E-Mail-Management-System im Unternehmen zu implementieren. Die virtualisierte Appliance installierte ditpro auf einem Microsoft Hyper-V-Server, vor Ort arbeitet ein Microsoft Exchange Server 2016 als lokaler Mailserver. Alle ein- und ausgehenden geschäftsrelevanten Nachrichten werden automatisch archiviert und sind durch eine Volltextsuche mit integrierter Vorschaufunktion bei Bedarf sofort wieder auffind- und wiederherstellbar. Die notwendige Sicherung des Archivs erfolgt als Veeam-Backup direkt vom Hyper-V-Server zusätzlich auf ein Tape Storage System.
Die benutzerfreundliche Gestaltung des Interfaces ermöglicht den Zugriff auf die REDDOXX-MailDepot-Appliance über einen Webbrowser. Zudem erlaubt ein neues Microsoft Outlook-Add-In die Integration der wichtigsten Funktionen in den täglichen Workflow und bietet dem Benutzer die Möglichkeit der direkten Weiterbearbeitung von E-Mails in Outlook.

Durch den Einsatz der REDDOXX MailDepot-Lösung erfüllt die Lingner-Stadt Immobilienmanagement GmbH alle zurzeit vorgeschriebenen gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung gemäß GoBD. Die Archivdaten sind durch die eingesetzte Verschlüsselung sicher und können nachträglich nicht manipuliert werden. Mit der Einrichtung einer zusätzlichen Schnittstelle besteht jetzt zudem ein vom Gesetzgeber, beispielsweise für Betriebsprüfungen durch Finanzbehörden, vorgeschriebener Auditzugriff. Auch hinsichtlich der ab 25. Mai 2018 europaweit geltenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) bestand Handlungsbedarf, denn wesentliche Bestandteile der Verordnung sind ein transparenter Umgang mit personenbezogenen Daten in E-Mails in Bezug auf die Erhebung, Speicherung, Verarbeitung sowie Zugriff und Löschung. Bei Verstößen drohen nach der neuen Datenschutz-Grundverordnung empfindliche Strafen bis zu 4% des Jahresumsatzes.

Bei der Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung steht Ihnen das IT-Systemhaus ditpro auch über den 25. Mai hinaus gern beratend und unterstützend zur Seite.
Ausführliche Informationen entnehmen Sie bitte unserer Website umsetzung-der-dsgvo.de.